Die Erstellung des Jahresbandes erfolgt in der Regel in folgenden Schritten:
- Alle Referent/innen werden angeschrieben (März/April) und um ein Abstract gebeten, mit dem sie sich für die Aufnahme in den Jahresband bewerben können (es ist kein Tagungsband, obwohl viele Beiträge aus der Tagung aufgenommen werden). Es wird um eine Entscheidung für Tagungsband oder Journal gebeten (siehe Anforderungen an den Jahresband).
- Nach Zusammenstellung der Beiträge wird der Seitenumfang festgelegt und die Autor/innen erhalten (Juni/Juli) die Formatvorlage mit der Bitte, den Beitrag bis spätestens Ende September abzufassen.
- Die Herausgeber prüfen den Beitrag (Oktober), nehmen ihn an, bitten um Korrekturen oder lehnen ihn ab bzw. machen einen Alternativvorschlag (z.B. Journal).
- November/ Dezember erfolgt die Fertigstellung der Druckfahne und die Freigabe durch die Autoren - ggf. noch verbunden mit der Bitte um formale oder inhaltliche Korrekturen.
- Der Band geht Januar in den Verlag.